Privacybeleid

Deze pagina beschrijft het privacybeleid van architect Jo Decaesteker i.f.v. de GDPR- of AVG-wetgeving (General Data Protection Regulation/Algemene Verordening Gegevensbescherming). Ze legt uit hoe, hoe lang, wanneer, welke en waartoe (persoons)gegevens verzameld, verwerkt en gebruikt worden en op welke grondslagen dat gebeurt. Daarbij worden ook uw rechten vermeld.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens ben ik zelf, architect Jo Decaesteker. Voor vragen bij deze verklaring en het beleid kan u steeds contact met mij opnemen via het contactformulier. Een geldig identificatiebewijs kan daarbij worden gevraagd: zo voorkom ik dat uw gegevens in verkeerde handen vallen.

Wanneer en waarvoor worden gegevens verwerkt?

Klantenbeheer

Ik verzamel en verwerk gegevens over u wanneer u als (potentiële) klant op mij een beroep doet voor advies en/of diensten. Die gegevensverwerking  is i.f.v. contacopname en/of klantenbeheer in het kader van advies en/of de uitvoering van de projecten die ik met u (al dan niet) overeen kom.

Administratie leveranciers

Van leveranciers verwerk ik hun gegevens of die van hun medewerkers bij contacten en voor en bij de bestelling en/of levering van producten of diensten i.f.v. de de administratie van leveranciers.

Boekhouding/fiscaliteit

Verder verwerk ik uw gegevens bij en voor het opmaken van (wettelijk verplichte) fiscale en/of boekhoudkundige documenten (zoals facturen).

Cookies

Bij het gebruik van mijn website, worden gegevens verzameld en verwerkt, d.m.v. zogenaamde “cookies”. U leest daarover meer onder de vraag “Hoe worden uw gegevens verzameld?” en in het cookiebeleid van deze website.

Communicatie/public relations

Tot slot verwerk ik mogelijks gegevens over u wanneer en omdat dat van belang is of kan zijn voor mijn activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten vallen onder communicatie of public relations.

Welke gegevens worden er verzameld & verwerkt?

De verzamelde of verwerkte gegevens zijn noodzakelijk voor
de uitvoering van mijn taken i.f.v. van de contacten die we met elkaar hebben,
adviesverlening en/of van het project waarvoor u op mij beroep doet:

  • naam en contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer)
  • eventuele professionele (contact)gegevens (ook fiscaal: btw-nummer e.d.)
  • i.f.v. de aanvraag van een omgevingsvergunning: gezinssamenstelling: juridische samenlevingsvorm en rijksregisternummer(s)
  • de financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor de fiscaliteit
  • gegevens over uw functie en activiteiten

Hoe worden uw gegevens verzameld?

Uw gegevens worden verzameld via een combinatie van papieren/elektronische documenten, gesprek(ken), telefonisch contact of mailuitwisseling.

Uw gegevens bereiken me ofwel rechtstreeks via uzelf, ofwel onrechtstreeks via derden, bijv. mensen waar u mee samenwerkt. In dat laatste geval deel ik u mee van wie ik de gegevens ontving. 

Hoe lang en hoe worden uw gegevens bewaard?

De gegevens hoeven in principe niet langer bewaard te worden dan vereist. In het geval van een architectenopdracht, beperkt de tijd zich dus tot de 10-jarige aansprakelijkheid.

De bewaring en/of verzameling van de gegevens gebeurt met een combinatie van één of meerdere van volgende vormen:

  • digitaal en/of analoog op het kantoor van de architect, enkel voor hem toegankelijk
  • dragers zijn o.m. bestanden en fysieke of digitale documenten, schetsen, aantekeningen, tekeningen, 3D BIM-modellen e.d. die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht of de adviesverlening.

De grondslagen voor de verwerking van gegevens

In beginsel verzamel en verwerk ik gegevens op basis van de (pre)contractuele contacten en de relatie die ik met u heb als gevolg van uw (informatie)vraag naar m’n diensten, advies en/of de opdracht en het contract dat ik met u sluit. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens van  leveranciers en voor de verwerking in de boekhouding.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, bijv. bij direct marketing en communicatie/public relations, is ze gebaseerd op mijn gerechtvaardigde belangen als ondernemer, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorg ik er steeds voor dat er tussen mijn en uw belangen een evenwicht bestaat, bijv. door u een recht van verzet toe te kennen.

Daarnaast verwerk ik uw gegevens vanwege de technische noodzaak die eigen is aan het gebruik van deze website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de eventuele interactieve toepassingen en diensten op deze website. Dit resulteert in het gebruik van cookies door de website. U leest hierover meer in het cookiebeleid.

Het delen van uw gegevens met derden

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern gehouden in het kader  van klantenbeheer, leveranciersbeheer en communicatie/public relations door mezelf. Ze kunnen voor bepaalde diensten of opdrachten weliswaar worden doorgegeven aan verwerkers waar ik een (wettelijk verplicht) beroep op doe of moet doen, bijv. voor de boekhouding/fiscaliteit waarbij ik gegevens deel met mijn boekhouder en diens (gemachtigde) medewerkers/dossierbeheerders.

Behoudens verzet van uw kant kunnen uw (contact)gegevens ook worden gedeeld met ondernemingen (tijdelijke vereniging, ir. stabiliteit, ir. technieken… ) waar ik mee samenwerk of moet samenwerken vanwege technische noodzaak, wettelijke verplichtingen en/of verzekeringseisen.

Overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, kunnen bij mij gegevens opvragen.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven aan internationale organisaties of landen buiten de EU of landen die niet geassocieerd zijn met de  EU.

In elk geval zijn de personen, instanties, entiteiten of bedrijven waar ik gegevens van u mee deel eveneens gebonden aan hun (eventuele) eigen deontologie en de geldende wetgeving van de GDPR/AVG.

Uw rechten

U kan…

  • uw gegevens steeds inkijken, laten verbeteren of wissen.
  • een beperking van de verwerking van uw gegevens eisen. Waar dit de uitvoering van mijn opdracht in het gedrang brengt, kan dit leiden tot (vroegtijdige) stopzetting van de opdracht volgens contractuele bepalingen.
  • uw gegevens laten overdragen, bijv. bij de vroegtijdige stopzetting van mijn opdracht waarbij een andere architect die verder zet.
  • bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing en profiling.
  • bezwaar aantekenen tegen verwerkingen van uw gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden die niet in het algemeen belang zijn.
  • zich verzetten tegen beslissingen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen.

Uw bezwaar/verzet kan eenvoudigweg via het contactformulier. Dit vereist een duidelijke beschrijving, waarna u een geldig identificatiebewijs zal worden gevraagd opdat uw gegevens niet worden meegedeeld aan wie daar geen recht op heeft. Gelegitimeerde vragen worden behandeld, alle andere worden stilzwijgend genegeerd.

Indien u meent dat er onwettig wordt omgesprongen met uw gegevens kan u daarvoor een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Wijzigingen

Ik, architect Jo Decaesteker, behoud het recht om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen worden via de website aan de gebruikers gemeld.

Bijgewerkt op donderdag 02/01/2025